Verwendung der Dateiablage

Als Alternative zum Google Drive haben wir unsere eigene Dateiablage auf werkzeug.mehalsgmues.ch. Auf diese haben Mitglieder mit ihrem meh als gmües login Zugriff. Die Dateiablage läuft mit der open source Software Nextcloud (Nachfolger von Owncloud). Du findest mit diesem Namen zahlreiche Anleitungen im Internet, die auch auf unsere Dateiablage anwendbar sind.

Allgemein

Migrationsstrategie

Längerfristig, sollen alle Dokumente in unsere eigene Dateiablage umziehen. Dieser Wechsel soll organisch und nicht erzwungen stattfinden, um Stolpersteine zu minimieren. Konkret sieht die Migrationsstrategie wie folgt aus:

• Neue Dokumente können wo möglich und sinnvoll in die neue Dateiablage gelegt werden. Die Wahl ist der*m Ersteller*in des Dokuments überlassen.
• Alte Dokumente, die nicht mehr verändert werden (6 Monate unverändert), werden bei Bedarf aus dem Google Drive ins Archiv verschoben, welches sich in der neuen Dateiablage befindet.

Warum nicht Google Drive?

Google Drive bietet viele praktische Funktionen, ohne ein kostenpflichtiges Workspace-Konto lässt es sich jedoch nicht zentral verwalten und die Dokumente und Ordner gehören jeweils der Person, die das Dokument erstellt oder hochgeladen hat. Dies macht es schwierig, wenn Mitglieder meh als gmües verlassen, denn deren Dokumente müssen dann einzeln übergeben werden.

Ein Workspace-Konto würde CHF 6 pro Benutzer*in und Monat kosten.

Vergleich zwischen Google Drive und unserer Dateiablage

	Google Drive	Nextcloud
Benötigtes Konto	Google Konto	meh als gmües Konto
Verwaltung	Dezentral, Autonom	Zentralisiert oder Autonom
Kollaboratives bearbeiten von Dokumenten	☑️	☑️
Support	🟨 Bedingt Möglich	☑️ meh als gmües IT hat volle Kontrolle
Speicherplatz	15 GB pro Person	~220 GB gesamt

Darf ich Google Drive noch verwenden?

Ja!

Wenn du Funktionalitäten von Google Drive benötigst, die Nextcloud noch nicht ersetzen kann, wie z.B. die Erstellung von interaktiven Karten, ist Google Drive eine gute Wahl. Wenn du nicht sicher bist, ob eine Funktion auch auf Nextcloud verfügbar ist, probiere es aus, oder kontaktiere die IT.

Wer darf die Ablage benutzen?

Alle Mitglieder.

Sie haben einen Zugang über ihr meh als gmües Konto mit einer Speicherplatzlimite von 100MB. Wer mehr benötigt, kann dies beantragen.

Ordner-Struktur und Verwaltung

Team-Ordner

Team-Ordner (und deren Unterordner) sind am Gruppen-Symbol erkennbar:

Team-Ordner werden zentral verwaltet. Der Zugriff auf diese Ordner wird über Teams in Nextcloud gesteuert: Die meh als gmües IT stellt ein, welche Teams welchen Zugriff auf einen Team-Ordner haben. Die Koordinator*innen des Teams legen fest, wer im Team ist.

Der Vorteil eines Team-Ordners ist, dass dieser unabhängig von deinem Konto besteht und so die Übergabe einfacher ist, wenn du einmal nicht mehr in dieser Gruppe tätig bist.

Die Mitglieder der Teams "BG" und "GFK" werden derzeit noch Zentral von der IT verwaltet.

Welche Team-Ordner gibt es?

Kontaktiere die IT, um neue Team-Ordner erstellen zu lassen

Folgende Team-Ordner sind derzeit definiert:

• Betriebsgruppe: BG kann bearbeiten.
• Betriebsgruppe/Archiv: BG kann nur lesen.
• Gartenteam: Gartenteam kann bearbeiten, BG kann lesen.
• Personal: AG Personal kann verwalten, BG kann lesen. In Unterordner der einzelnen GFK kann nur diese GFK lesen und die AG Personal
• Mitglieder: Alle Mitglieder können lesen, BG kann bearbeiten.
• Mitglieder/BEP:
• AG und Unterordner: AG Teams können bearbeiten, BG kann lesen, teilweise auch bearbeiten

Selbstverwaltete Ordner

Ausserhalb der Team-Ordner kannst du auch selbstverwaltete Ordner erstellen und freigeben. Siehe unten, wie du (vorübergehende) Freigaben erstellen kannst.

Kontaktiere die IT, wenn du mehr Speicherplatz benötigst.

Dateien Freigeben

Freigabe an alle Mitglieder

• Lege das Dokument im Ordner "Mitglieder" auf oberster Ebene ab.

• Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol rechts in der Zeile.
• Klicke auf das Kopieren-Symbol bei "Interner Link" um den Link zum teilen zu kopieren.

Freigabe innerhalb der Betriebsgruppe

Die BG hat grundsätzlich Zugriff auf den Ordner "Betriebsgruppe".

• Stelle sicher, dass deine Datei oder dein Ordner irgendwo im Ordner "Betriebsgruppe" ist.
• Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol rechts in der Zeile.
• Klicke auf das Kopieren-Symbol bei "Interner LInk".

Um neuen Betriebsgruppen-Mitgliedern zugriff zu geben oder alte zu entfernen, kontaktiere die IT.

Freigabe innerhalb einer AG

Falls du noch keinen hast, beantrage einen AG Ordner bei der IT.

Um Dokumente mit deiner AG zu teilen, lege das Dokument im entsprechenden Ordner unter AG ab.

Bei den meisten AGs werden die Mitglieder in "Teams" selbst verwaltet.

• Öffne die Kontakte-App in der Dateiablage.
• Klicke rechts auf das Team deiner AG.
• Klicke dann in der Mitte auf "+ Mitglieder Hinzufügen" und gib den vollständigen Namen des Mitglieds ein, das du hinzufügen möchtest und bestätige.
  • Falls du hier keinen Namen eingeben kannst, hast du nicht die nötigen Rechte, aber du siehst wer Besitzer*in oder Admin des Teams ist. Frage diese Person an um weiter Mitglieder hinzuzufügen.
  • Alternativ kannst du das Team öffnen und per Link teilen: Dazu rechts unten "Jeder kann eine Mitgliedschaft beantragen" und "Für jeden Sichtbar" anwählen. Danach kannst du rechts oben den "Link kopieren".

(Vorübergehende) Öffentliche Freigabe für alle mit dem Link

Verwende diese Methode für unkritische Dokumente. Alle die den Link haben, können damit das Dokument öffnen (und wenn gewünscht auch bearbeiten).

Dieser Link funktioniert höchstens so lange, wie du selbst auf das Dokument Zugriff hast. Falls du Dokumente mit Mitgliedern teilen möchtest folge stattdessen der Anleitung oben.

• Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder auf "Geteilt" rechts in der Zeile.
• Klicke auf das + bei "Link teilen", wenn es noch keinen Link zum teilen hat oder auf das Kopieren-Symbol um den bestehenden Freigabe-Link zu kopieren.
• Klicke auf die 3 Punkte um einzustellen, welche Zugriffsberechtigungen der Link ermöglicht. Hier kannst du auch weitere Freigabe-Links erstellen, mit anderen Berechtigungen (z.B. einer nur zum lesen und einer zum lesen und schrieben).

(Vorübergehende) Freigabe an bestimmte Mitglieder

Dieser Link funktioniert höchsten so lange, wie du selbst auf das Dokument Zugriff hast. Verwende diese Methode, wenn du ein Dokument oder Ordner nur für bestimmte Mitglieder freigeben willst. Beachte, dass das Mitglied nach dem meh als gmües passwort gefragt wird, wenn es nicht schon eingeloggt ist.

• Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder auf "Geteilt" rechts in der Zeile.
• Gib im Eingabefeld "Name oder E-Mail-Adresse" oben den vollständigen Namen des Mitglieds ein.
  • Du kannst nur Mitglieder auswählen, die schon einmal die Dateiablage geöffnet haben. Falls das Mitglied nicht zur Auswahl steht, teile das Dokument per Link und Schütze diesen wenn nötig mit Passwort.