Verwendung der Dateiablage

Als Alternative zum Google Drive haben wir unsere eigene Dateiablage auf werkzeug.mehalsgmues.ch. Auf diese haben Mitglieder mit ihrem meh als gmües login Zugriff. Die Dateiablage läuft mit der open source Software Nextcloud (Nachfolger von Owncloud). Du findest mit diesem Namen zahlreiche Anleitungen im Internet, die auch auf unsere Dateiablage anwendbar sind.

Allgemein

Migrationsstrategie

Längerfristig, sollen alle Dokumente in unsere eigene Dateiablage umziehen. Dieser Wechsel soll organisch und nicht erzwungen stattfinden, um Stolpersteine zu minimieren. Konkret sieht die Migrationsstrategie wie folgt aus:

Neue Dokumente können wo möglich und sinnvoll in die neue Dateiablage gelegt werden. Die Wahl ist der*m Ersteller*in des Dokuments überlassen.
Alte Dokumente, die nicht mehr verändert werden (6 Monate unverändert), werden von der IT aus dem Google Drive ins Archiv verschoben, welches sich in der neuen Dateiablage befindet.

Warum nicht Google Drive?

Technische Gründe:

In Google Drive gehören die Dokumente dem*r Ersteller*in und können nur Bedingt übertragen werden und von dem*r Ersteller*in selbst, was bei Ausstieg von BG-Mitgliedern quasi dazu führt, dass diese ihre eigenen meh als gmües Dokumente behalten müssen.
Die Speicherplatzlimitierung ist individuell und kann nicht zentral erhöht werden.
Generell ist keine Zentrale Verwaltung der Dokumente durch die IT möglich.

Hinweis: Die obigen Limitierungen könnten auch Beseitigt werden, indem wir ein Business Google Drive einrichten für CHF 5.50 pro Benutzer*in und Monat.

Weitere Gründe

Mit Google Drive benötigen Mitglieder ein Google-Konto um an Dokumenten mitwirken zu können. Die meisten haben das bereits, aber wir wollen diese Abhängigkeit nicht zusätzlich verstärken.

Darf ich Google Drive noch verwenden?

Ja!

Wenn du Funktionalitäten von Google Drive benötigst, die Nextcloud noch nicht bietet, wie z.B. die Bearbeitung von Office-Dokumenten auf Mobilgeräten oder die Erstellung von interaktiven Karten, ist Google Drive weiterhin eine gute Wahl. Wenn du nicht sicher bist, ob eine Funktion auch auf Nextcloud verfügbar ist, probiere es aus, oder kontaktiere die IT.

Wer darf die Ablage benutzen?

Alle Mitglieder.

Sie haben einen Zugang über ihr meh als gmües Konto mit einer Speicherplatzlimite von 100MB. Wer mehr benötigt, kann dies beantragen.

Ordner-Struktur

Die Ordnerstruktur ist von Google Drive übernommen, sprich der Ordner "meh als gmües" ist für die ganze BG sichtbar. Darin sind Ordner nach Ressorts unterteilt.

Der Archivordner kann nur gelesen werden. Wenn du eine Datei darin bearbeiten musst, erstelle eine Kopie davon.

Dateien Freigeben

Öffentliche Freigabe für alle mit dem Link

Verwende diese Methode für unkritische Dokumente. Alle die den Link haben, können damit das Dokument öffnen (und wenn gewünscht auch bearbeiten).

Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder auf "Geteilt" rechts in der Zeile.
Klicke auf das + bei "Link teilen", wenn es noch keinen Link zum teilen hat oder auf das Kopieren-Symbol um den bestehenden Freigabe-Link zu kopieren.
Klicke auf die 3 Punkte um einzustellen, welche Zugriffsberechtigungen der Link ermöglicht. Hier kannst du auch weitere Freigabe-Links erstellen, mit anderen Berechtigungen (z.B. einer nur zum lesen und einer zum lesen und schrieben).

Freigabe mit "Kreisen"

Wenn du öfters Ressourcen mit den gleichen Mitgliedern teilen möchtest, lohnt es sich einen "Kreis" zu erstellen.

Öffne die Kontakte-App in Nextcloud.
Klicke unten links auf das + bei "Kreise". Gib der Gruppe von Mitgliedern einen Namen und bestätige mit "Einen Kreis erstellen".
Klicke dann in der Mitte oben auf "+ Mitglieder Hinzufügen" und gib den vollständigen Namen des Mitglieds ein, das du hinzufügen möchtest und bestätige.
- Alternativ kannst du den Kreis öffnen und per Link teilen: Dazu rechts unten "Jeder kann eine Mitgliedschaft beantragen" und "Für jeden Sichtbar" anwählen. Danach kannst du rehcts oben den "Link kopieren".
Wenn du nun eine Datei oder Ordner teilst (siehe nächster Abschnitt), kannst du diese nun auch mit einem Kreis statt nur mit einzelnen Mitgliedern teilen.

Freigabe an (bestimmte) Mitglieder

Verwende diese Methode, wenn du ein Dokument oder Ordner nur für (bestimmte) Mitglieder freigeben willst. Beachte, dass das Mitglied nach dem meh als gmües passwort gefragt wird, wenn es nicht schon eingeloggt ist.

Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder auf "Geteilt" rechts in der Zeile.
Gib im Eingabefeld "Name oder E-Mail-Adresse" oben den vollständigen Namen des Mitglieds ein. Falls du mit allen Mitgliedern teilen willst, suche und wähle die Gruppe "Everyone".
- Du kannst nur Mitglieder auswählen, die schon einmal die Dateiablage geöffnet haben. Falls das Mitglied nicht zur Auswahl steht, teile das Dokument per Link und Schütze diesen wenn nötig mit Passwort.

Freigabe an BG

Die BG hat grundsätzlich Zugriff auf den "meh als gmües"-Ordner.

Stelle sicher, dass deine Datei oder dein Ordner irgendwo im "meh als gmües"-Ordner ist.
Klicke bei der Datei oder beim Ordner auf das Teilen-Symbol oder auf "Geteilt" rechts in der Zeile.
Klicke auf das Kopieren-Symbol bei "Interner LInk".