Mitgliederverwaltung mit Juntagrico

Aus meh als gmues

Diese Seite beschreibt die Arbeitsabläufe der Mitgliederverwaltung mit Juntagrico

Nomenklatur

Mitglied: Im genossenschaftlichen Sinn, eine Person mit AS. In Juntagrico umfasst dies aber alle Personen mit einem Login.

EAT: Ernteanteil: Der Anteil der Ernte, den das Mitglied erhält. Bestellung ist optional und es können auch mehrere EAT bestellt werden. Laufzeit ist 1 Saison (April bis März) und erneuert sich ohne Kündigung bis zum 31. Januar automatisch. Unterjährige Bestellung ist möglich sofern die Kapazität nicht ausgeschöpft ist; andernfalls wird eine Warteliste geführt.

AS: Anteilschein: Mindestens 1 ist nötig um Genossenschafter*in zu sein. Mindestens 1 pro EAT wird benötigt.

Werkzeuge & Methoden

Mitglied immitieren

Viele Schritte (Kündigung, Depotänderung, etc.) könnten von den Mitgliedern selbst durchgeführt werden. Nicht immer finden die Mitglieder diese Option und schreiben darum stattdessen ein E-Mail. In diesen Fällen ist es manchmal das einfachste, sich wie das Mitglied einzuloggen und die Schritte selbst auszuführen. Dafür haben Admins die Option das Mitglied zu "immitieren". Es gibt zwei Wege:

Via Mitgliederliste

  • Öffne im Admin-Menü → Mitglieder → Aktive
  • Nutze die Suche um das Mitglied zu finden
  • Klicke auf den Namen des Mitglieds, das du immitieren möchtest

Via Datenverwaltung

  • Öffne im Admin-Menü → Datenverwaltung
  • Öffne "Mitglieder"
  • Wähle den Haken beim Mitglied aus, das du immitieren möchtest
  • Wähle oben neben "Aktion:" "Mitglied immitieren" aus und klicke auf Ausführen

Immitieren beenden

Wenn du fertig bist, klicke oben in der gelben Box auf "Beende dies hier"

Arbeitsschritte

Eintritt Mitglied

Arbeitsschritt Wer Wann
Anmeldung via https://my.mehalsgmues.ch/my/signup/.
  • Es wird automatisch ein neues Mitglied angelegt, AS gemäss Bestellung (mindestens 1), sowie EAT gemäss Bestellung (auch ohne möglich).
  • Buchhaltung wird per E-Mail über bestellte AS informiert
  • Mitglied erhält per E-Mail:
    • Eine Anmelde- und EAT-Bestellbestätigung mit dem Passwort für das Login.
    • Eine AS-Bestellbestätigung mit den Bankdaten der Genossenschaft und der Aufforderung den fälligen Betrag zu überweisen.
 Mitglied Bei Bedarf
Info an Mitgliederadmin
  • Mitgliederadmin wird per E-Mail über das erstellte Mitglied, AS und bestellte EATs informiert.
  • Bei Erstellung von Mitabonnent*innen erhält die Mitgliederadmin auch eine E-Mail.
  • Das Mitglied hat die Möglichkeit einen Kommentar einzufügen; der allenfalls beantwortet werden sollte.
 Mitgliederadmin
Bezahlung der AS Mitglied Zeitnah
Zahlungseingang für AS bestätigen
  • In der Datenverwaltung unter AS folgende Felder ausfüllen:
    • Bezahlt am: Datem des Zahlungseingangs
    • Ausgestellt am: Keine Bedeutung, da elektronisch ausgestellt, Datum vom Einbuchen eintragen
    • Eingebucht am: Datum des Einbuchens ins Buchhaltungssystem
 Buchhaltung Monatlich
Grafik 1: EAT Warteliste - Ordnerstruktur auf der Böhnli-Plattform
Grafik 2: EAT Aktivierung über Böhnli-Plattform

Bestellung EAT

Arbeitsschritt Wer Wann
Bestellung des EAT direkt bei der Anmeldung (s.o.) oder nachträglich
  • Mitgliederadmin wird per E-Mail über bestellte EATs informiert.
 Mitglied Bei Bedarf
Prüfen der Bestellung und bei Unstimmigkeiten beim Mitglied nachfragen.
  • Sind die Angaben plausibel?
 Mitgliederadmin Bei Bestellung
Starttermin bestätigen
  • Mitglied informieren, ob der gewünschte Starttermin möglich ist. Falls nicht, den voraussichtlichen Starttermin mitteilen.
 Mitgliederadmin Bei Bestellung
Buchhaltung bei unterjährig bestellten EAT über effektiven Starttermin informieren. Bei Saisonstart 01.04. zieht die Buchhaltung selbst die nötigen Daten um die Rechnung zu erstellen. Mitgliederadmin Bei Bestellung
Aktivierung der EAT (siehe Grafik 1 & 2) (bzw. der zusätzlich bestellten EATs) und Willkommensmail an das Mitglied senden
  • Die Aktivierung kann auf die Zukunft datiert werden.
 Mitgliederadmin Vor dem Starttermin des EAT
Depotliste exportieren und als Back-up im Drive hinterlegen. Mitgliederadmin Bei Bestellung

Depotänderungen

Arbeitsschritt Wer Wann
Änderung des Depots via Ernteanteil → Ernteanteil Ändern → Depot ändern
  • Mitgliederadmins werden NICHT per E-Mail informiert.
 Mitglied Bei Bedarf
Ende Monat die Depot Änderungsliste prüfen und bestätigen.
  • Das Mitglied wird bei Bestätigung automatisch per E-Mail über die Änderung informiert.
 Mitgliederadmin Ende Monat vor der ersten Lieferung im nächsten Monat
Depotliste exportieren und als Back-up im Drive hinterlegen Mitgliederadmin Danach
Grafik 3: EAT Kündigung - Ordnerstruktur auf der Böhnli-Plattform
Grafik 4: EAT Deaktivierung - Ordnerstruktur auf Böhnli-Plattform

Kündigung EAT

Arbeitsschritt Wer Wann
Im Wochenmail über Kündigungsfrist informieren. Mitgliederadmin Ca. ab November
Kündigung einzelner oder aller EAT
  • Mitgliederadmin wird automatisch per E-Mail über Änderung informiert.
 Mitglied Die Kündigungsfrist auf Ende Saison = Ende März ist Ende Januar des gleichen Jahres.

Unterjährige Kündigung ist möglich, falls wir eine Warteliste führen oder falls das Mitglied selbst einen Ersatz findet.

Nachfragen, ob auch AS gekündigt werden soll, falls nicht schon gemacht.
  • Mitglieder dürfen gerne weiterhin Genossenschafter*in bleiben, sie sollten dessen aber bewusst gemacht werden.
 Mitgliederadmin Bei Kündigung
Bei unterjähriger Kündigung: Das Mitglied informieren, dass ein Ersatz gefunden wurde und der EAT per Ende Monat deaktiviert wird. Mitgliederadmin Vor Deaktivierung*
Deaktivierung der EAT (siehe Grafik 3 & 4) (bzw. einzelner Bestandteile)
  • Die Deaktivierung kann auf die Zukunft datiert werden.
 Mitgliederadmin Vor dem oder am Enddatum

*Falls die deaktivierung vorher gemacht wird, ist es schwierig den EAT wieder zu finden, da dieser aus der Liste verschwindet. Die IT kann die zuletzt gekündigten EAT in der Datenbank finden mit: SELECT * FROM juntagrico_subscription WHERE deactivation_date IS NOT NULL ORDER BY deactivation_date DESC LIMIT 5

Austritt Mitglied

Arbeitsschritt Wer Wann
Kündigung der Mitgliedschaft
  • Mitgliederadmin wird automatisch per E-Mail über Kündigung informiert.
  • Buchhaltung wird automatisch per E-Mail über Kündigung der AS informiert.
 Mitglied Bei Bedarf, jeweils auf Ende der Saison
Falls das Mitglied per E-Mail kündigt:
  • IBAN nachfragen, falls nicht schon gespeichert.
  • Kündigungsdatum der EAT setzen, falls vorhanden, dann der AS, dann des Mitglieds
 Mitgliederadmin Nach Erhalt der Kündigung
Rückzahlung des AS
  • Danach den AS ausbuchen (wird per heute als Zurückbezahlt markiert).
  • Alternativ: Für nachträgliches eintragen der Ausbuchung in der Datenverwaltung unter AS folgende Felder ausfüllen:
    • Zurückbezahlt am: Datum der Rückzahlung
 Buchhaltung Normalerweise per Ende Saison
Deaktivierung des Mitglieds
  • Dies sperrt den Login des Mitglieds und schliesst es aus dem internen E-Mail-Versandt (via Juntagrico) aus.
  • Vom Wochenmail muss sich das Mitglied per Link am Ende der E-Mail austragen. Das ist schon vor der Deaktivierung möglich.
 Mitgliederadmins Nachdem der AS zurückbezahlt wurde
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