Sommerfestplanung 2022

Kontext, Organisationskomitee und Eventkonzept

Kontext

Bedingt durch die globale COVID-19-Krise konnten in den Jahren 2020 - 2022 Grossveranstaltungen wie Sommerfeste etc. nicht / nur erheblich beeinträchtigt durchgeführt werden. Durch diese zeitliche Lücke wurde das Sommerfest 2022 grundlegend neu aufgebaut. Die Erfahrungen und Ergebnisse des Sommerfestes sind hier gesammelt, um die Organisation für zukünftige Events zu erleichtern.

Das Sommerfest fand am Samstag, 09. Juli 2022, von 15 bis 23 Uhr bei maximal 27 Grad mit höchstens leichter Bewölkung statt. Insgesamt besuchten schätzungsweise 150 bis 180 Erwachsene und etwa 50 Kinder den Anlass.

Organisationskomitee OK

Initial wurde eine Arbeitsgruppe "Sommerfest" erstellt, welche eine eigene Telegram-Gruppe benutze, um sich zu vernetzen. In einem ersten Schritt wurden Ideen gesammelt und die allgemeine Stossrichtung eruiert. Eine Person übernahm schliesslich die Koordination und Federführung des Sommerfests. Lange Zeit war das Datum des Fests sowie der von der Genossenschaft vorgegebene Budgetrahmen nicht klar, was das Konkretisieren der Planung erschwerte bzw. teilweise verhinderte. Knapp 4 Wochen vor dem Anlass wurde entschieden, dass am Datum festgehalten wird. Künftig sollten diese wichtigen Eckpfeiler viel früher eingeschlagen werden, um organisatorische Punkte wie das Rekrutieren von Mitgliedern für das OK, das Buchen einer geeigneten Musikband, das Ausdiskutieren von Grundsatzeinscheidungen wie "möglichst biologisch/ökologisch/nachhaltig" vs. "möglichst günstig/wenig arbeitsintensiv/praktisch" usw. zu vereinfachen bzw. erst zu ermöglichen.

Das kurzfristige Rekrutieren von Mitgliedern für das OK war schwierig und trotz Aushänge in den Depots, Aufruf im Wochenmail und an der Generalversammlung wenig ergiebig. Es meldeten sich vereinzelt Personen, die beim Fest selbst helfen konnten und wollten. Es fallen jedoch auch etliche Planungs-, Abklärungs-, Einkaufarbeiten usw. weit vor dem Fest an. Künftig wäre es gut, wenn diese Arbeiten auf mehr Schultern verteilt werden könnten. Es muss besser und genauer kommuniziert werden, welche Arbeiten genau anfallen. Je kleiner und konkreter die einzelnen Teilbereiche sind (z.B. eine Person kümmert sich nur um die Getränke, eine andere nur um die Bewilligung, eine dritte nur um die Feuerstellen/Grilladen usw.), desto eher lassen sich vermutlich Helfende finden. Zudem ist zu überlegen, ob diese Jobs ebenfalls als Arbeitseinsätze mit Böhnli-Reward ausgeschrieben werden könnten/sollten.

Eventkonzept

Das für den Juli geplante Fest wurde als allgemeines Sommerfest geplant und durchgeführt. Angestrebt war bereits zu Beginn der Planungsphase ein Grillfest mit Getränkeangebot, Musikunterhaltung und Kinderprogramm. Durch Werbung sollten ebenso Nachbarn und nahestehende Organisationen eingebunden werden. Die gesamte Organisation wurde durch ein internes Organisationsteam gestellt und die anfallenden Arbeiten durch Arbeitseinsätze abgedeckt.

Finanziell lag das Augenmerk bei der Durchführung auf Kostendeckung, nicht auf Gewinn.

Detailplanung und Umsetzung

Bewilligung der Stadtpolizei

Insbesondere für Anlässe, bei welchen Essen und Getränke verkauft und draussen über Lautsprecher Sound abgespielt wird, ist eine entsprechende Bewilligung einzuholen. Das Gesuch sei wenn möglich mindestens 4 Wochen vor dem Event-Datum zu stellen und für Durchführungsort Zürich-Affoltern sei zwingend das städtische und nicht das kantonale online-verfügbare Formular zu verwenden.

Für dieses Fest erfolgte das Einreichen des Gesuchs 3.5 Wochen vor dem Anlass und zwar zuerst per E-Mail und dann mit Nachreichung per Post auf Papier inkl. Unterschrift. Dies wurde so empfohlen, um die Bearbeitung zu beschleunigen. Die Bewilligung (Anlassbewilligung sowie Festwirtschaftspatent) wurde ca. 10 Tage vor dem Fest zugestellt.

Nachfolgend die wichtigsten Auflagen der Bewilligung. Für Details siehe im Dateien-Archiv des Fests.

• Informieren der Nachbarschaft über Datum, Dauer und Art des Events. Zwingend eine Kopie des Schreibens an Stadtpolizei senden.
• Genügend im Sanitätsdienst ausgebildete Personen vor Ort einsatzbereit.
• Umgehende Kontaktaufnahme mit Feuerpolizei, bei welcher es bei dieser Festgrösse in erster Linie um Flucht- und Rettungswege sowie um das Deponieren von Feuerlöscher, Löschdecke oder Eimer voll Wasser bei den Grill- und Feuerstellen ging.
• Kontaktaufnahme mit der Stelle für Suchtprävention, welche für dieses Fest das Anbringen einer Hinweistafel bei der Bar bezüglich Ausschankverbot von Alkohol an unter 16-Jährige sowie von stärkerem Alkohol an unter 18-Jährige forderte.

Kommunikation/Werbung

Rundschreiben an die Nachbarschaft

Drucksachen

Vom Infoschreiben an die Nachbarschaft (Auflage der Bewilligung) wurden im A5-Format 1'000 Stücke gedruckt, vom farbigen A6-Flyer 1'250 Exemplare und Plakate im A3- und A4-Format etwa 15 Stücke. Sämtliches wurde im Corporate Design von meh als gmües mithilfe von MS Powerpoint, MS Publisher und Adobe Photoshop erstellt. Das Drucken und Schneiden der Drucksachen wurde von den Mitgliedern des Organisationskomitees erledigt. Für ein nächstes Fest wäre es ggf. (auch kostentechnisch) sinnvoller, hierfür eine Druckerei zu beauftragen. Die Gärtnerei selbst besitzt ein Laminiergerät.

Flyer

Info an Nachbarschaft

Das Infoschreiben wurde inkl. einem Flyer in 1'000 Briefkästen verteilt. Ursprünglich war angedacht gewesen, nur die nähere Nachbarschaft mit dem Infoschreiben zu bedienen. Um auch Werbung für meh als gmües insgesamt zu machen, wurde schliesslich eine stark erweitere Nachbarschaft anvisiert. Vom Restaurant Waidhof/Bauernhof Waidhof aus entlang der Schwandelholzstrasse und der Strasse Wolfswinkel bis zur Zehntenhausstrasse/Bärenbohlstrasse wurden beidseits dieser Achse alle Liegenschaften bedient (ausser Alterszentrum Wolfswinkel); zudem noch ein Teil des Unterdorfs. Die etwa zusätzlichen 250 Flyer (ohne Infoschreiben) wurden in verschiedenen Liegenschaften in Zürich-Affoltern verteilt. Da sich in diesem Gebiet sehr viele grosse Liegenschaften mit zentralisierten Briefkästen befinden, verlief das Verteilen mit einem Aufwand von drei Stunden schneller als gedacht. Sinnvollerweise hätte das Infoschreiben sowie der Flyer auf einem einzigen Blatt erstellt werden sollen, was aber nicht geschah, da ursprünglich viel weniger Exemplare des Infoschreibens geplant waren. Das Beurteilen des Effekts von Werbung ist immer schwierig. Vermutlich haben nur vereinzelte Personen dank der Werbung das Fest besucht, aber sicherlich hat sie dazu beigetragen, den Namen "meh als gmües" generell bekannter zu machen.

Plakate

Mit etlichen Plakaten direkt bei den Eingängen zur Gärtnerei und an deren Umzäunung wurde insbesondere am Tag des Anlasses auf das Sommerfest aufmerksam gemacht. Plakate wurden zudem in der Badi Katzensee, im GZ Zürich Affoltern, im Altersheim Wolfswinkel, beim Kulturbahnhof Affoltern (Kubaa), bei der Bushaltestelle "Hungerbergstrasse" sowie in den Gebäuden des Hunzikerareals in Oerlikon angebracht.

Social Media

Ein intensiver Informationsfluss erfolgte über die Website, die Telegram-Kanäle sowie das Wochenmail von meh als gmües.

Auf Instagram wurden vereinzelt Beiträge gepostet. Ev. zu kurzfristige Anfragen zum Teilen des Ereignisse durch das GZ Affoltern wie auch durch den Quartierverein Affoltern wurden nicht beantwortet. Eine bessere Nutzung von sozialen Medien sollte angestrebt werden.

Infrastruktur

Bauliche Anpassungen & Mobiliar

• Musikbühne: Neben der Scheune wurde durch das Gartenteam eine kleine Bühne aus Holzpaletten und Teppich aufgebaut und ein Sonnensegel darüber aufgespannt.

• Tische und Sitzplätze: Die Gärtnerei selbst verfügt nur über relativ wenige Festtische- und bänke. Von der Genossenschaft Wolfswinkel konnten mindestens 10 weitere Tisch/Bänke-Sets gratis ausgeliehen werden, welche durch das Gartenteam mit dem eigenen Anhänger abgeholt und retourniert wurden. Das Organisationskomitee des Unterdorffestes Affoltern wurde parallel ebenfalls angefragt. Es verwies jedoch auf die einzelnen Vereine von Affoltern (wie der Turnverein), da es selbst kein solches Material besitzt.

• Licht- und Soundtechnik: Die Wohngenossenschaft im Hunzikerareal besitzt eine gute entsprechende Technik, die sie meh als gmües jeweils kostenlos ausleiht. Am Festdatum war nur ein Teil der Technik verfügbar. Dies verhinderte zwar das Engagieren einer grösseren Band, ermöglichte letztlich aber den Auftritt des Gitarren-Duos RAGDE problemlos. Der Kulturbahnhof Affoltern (Kubaa) wurde im Vorfeld angefragt, ob Ausleihen ihrer Technik möglich wäre, was Kubaa jedoch verneinen musste, da ihre Technik fix installiert ist.

Vier Tage vor dem Fest wurden mit dem Gartenteam die Details bezüglich Festinfrastruktur besprochen. Die nachfolgende Umsetzung durch das Gartenteam erfolgte tadellos. Tische- und Bänke wurden abgeholt, Beleuchtung/Lichterketten gekauft und installiert, Räume und Flächen leer geräumt, viele Sonnensegel in eleganter Form aufgespannt, Gasflaschen für Grill besorgt, Bar, Grillstellen, Buffetflächen und Lagerfeuer mit Sitzgelegenheiten vorbereitet, Wasserschläuche für den Notfall in die Nähe der Grill-/Feuerstellen gelegt, ein natürliches Freiluft-Pissoir mit Ausblick zur Nachbarschaft installiert usw. Eine wichtige Hausforderung bestand im Einbezug des Wetters in die Planung. Bei Regen sollte die Technik geschützt und ggf. auch die Sitzplätze unter Dach sein. Der einfache Weg wäre gewesen, bei der Planung einfach den schlechteren Fall anzunehmen und z.B. die Musikbühne fix in der Orangerie zu planen. Die Erfahrungen mit diesem Fest haben jedoch gezeigt, dass das Planen verschiedener Szenarien gut möglich und die benötigte Flexibilität von allen Beteiligten vorhanden war.

Hygiene und Sanitär

• Sanitäre Anlagen waren regulär geöffnet. Auf ausreichen Verbrauchsmaterialien wurde geachtet. Ein weiteres Pissoir wurde ausgewiesen. Alle Orte waren durch eindeutige Hinweisschilder gekennzeichnet.
• Ein Schutzkonzept war durch den aktuellen Corona-Stand nicht notwendig.
• Erste Hilfe Koffer standen bereit und wurden zuvor inspiziert. Ein zertifizierter Ersthelfer war anwesend, die Dokumente dazu hinterlegt. Diese Punkten wurden im HSE Plan aufgeführt

HSES - Health Safety Environement Sustainability

Im Rahmen der Veranstaltungsbewilligung wurden ein HSES Konzept vorbereitet und ausgelegt.

• Health: Es wurden keine spezifischen Massnahmen getroffen.
• Safety: Gemäss Plan wurden Fluchtwege und Sammelpunkte definiert. Gemäss behördlicher Anweisung wurden Feuerlöscher (4 Handfeuerlöscher vom Hunziker-Areal ausgeliehen) bereit gestellt. Einzelne Bereiche waren für Besucher nicht zugänglich. Offene Feuerstellen wurden generell überwacht.
• Environment: Eine Station zur Mülltrennung wurde eingerichtet und auffallend beschildert. Mit Mehrweg Geschirr wurde versucht, die Müllmenge zu reduzieren.
• Sustainability: Reduktion vom Einweggeschirr

Bezahlsystem

Wertkarte am Sommerfest

Um eine ständige Handhabung von Bargeld zu vermeiden, wurden Wertkarten an der Bar verkauft. Diese wurden zu je 30 CHF verkauft. Wurden Waren gekauft, wurde pro Franken eine der 30 Kartoffeln gestrichen. Noch nicht voll genutzte Karten konnten gegen Geld zurück getauscht werden.

Die Karten konnten vor Ort mit Bargeld oder TWINT bezogen werden und wurden an allen Stationen angenommen. Insgesamt wurden 183 Karten verkauft. Für die Bargeld-Kasse wurde Wechselgeld im Wert von 1'000 Franken bereitgestellt, was gut reichte. Für das Kaufen der Wertkarten wurden als Wechselgeld vor allem Noten, für die Rückvergütung teil-entwerteter Wertkarten Kleingeld benötigt. Für die Bezahlung per TWINT wurde eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt. Die Bezahlungen erfolgten auf das private TWINT-Konto des Festkoordinators. Etwa ein Drittel der Wertkartenkäufe (1'790 Fr.) liefen über TWINT. Stand heute ist es über private TWINT-Konten möglich, bis zu 4'000 Fr. pro Monate einbezahlt zu bekommen. Ein geschäftliches TWINT-Konto zu eröffnen, welches Transaktionskosten verursachen würde, war nicht notwendig.

Aktuell sind noch ungebrauchte Wertkarten an Lager, die für mindestens etwa drei weitere Feste gleicher Grösse reichen.

Für Details siehe die Excel-Datei "Buchhaltung Sommerfest 2022" (im Dateien-Archiv des Fests), welches in ihren verschiedenen Registern weiteres Zahlenmaterial und Erklärungen enthält.

Besteck, Geschirr, Becher, Behälter

Die Gärtnerei verfügt über Alltagsgeschirr- und Besteck, Plastikbecher und Gläser. Für diese Grösse eines Fests würde dieser Bestand jedoch nicht reichen, ohne dass immer wieder gespült und gereinigt würde. Für Waschgänge in der Gärtnerei-Spülmaschine wird kritisch viel Zeit benötigt, so dass von Hand gespült werden müsste. Da eine grössere Menge an Einweg-Geschirr sowieso vorrätig war, wurde dieses der Einfachheit halber verbraucht. Künftig wäre es sinnvoll einen möglichst ökologischen Weg einzuschlagen und die Abfallproduktion möglichst zu minimieren. Eine ggf. sinnvolle Möglichkeit wäre, Mehrweg-Geschirr bei www.cupsystems.ch zu mieten.

Für die Zwischenlagerung der Buffetwaren wurden einige grosse, verschliessbare Plastik-Boxen und für den Ausschank von Sirup zwei Plastik-Kanister (10 l) gekauft, welche auch für künftige Anlässe gebraucht werden können.

Ein vorhandener Wasserhahn in der Nähe der Bar bot die Möglichkeit, dass die Gäste ihr Geschirr, insbesondere ihre Becher, für die Wiederverwendung selbst abspülen konnten. Eine entsprechende Hinweistafel wurde angebracht.

Unterhaltungsprogramm Musik & Kunst

Ursprünglich war auch Karaoke geplant, was schliesslich nicht zustande kam, aber bei einem künftigen Anlass ggf. nachgeholt werden soll.

Live Musik

Für das Suchen einer Live-Band wäre mehr Vorlaufzeit sehr nützlich gewesen. Das Recherchieren, das Fragen nach Verfügbarkeit und Gage, das Probehören, das Abklären in der Runde, ob es passt oder nicht, braucht viel Zeit, wenn nicht einfach die erstbeste Musikgruppe genommen werden soll. Hinzu kommt: Je kurzfristiger die Anfragen, desto eher sind die Bands schon verbucht.

Schliesslich konnte das Gitarren-Duo RAGDE verpflichtet werden. Sie spielten Hits von 1960 bis 1985 und schufen mit ihrem breiten Spektrum an Musikstilen eine angenehme Stimmung. Sie brachten auch eigene Technik mit und spielten letztlich drei 45-Minuten-Blöcke.

DJ

Dank des persönlichen Kontakts eines OK-Mitglieds zu einer DJane konnte dies bereits früh geklärt und fixiert werden. Im Allgemeinen kam ihr Auftritt von drei Stunden an einem Stück gut an. Es wurde getanzt und zusammen mit dem Lichtambiente entstand eine schöne Stimmung.

Tanzeinlage

Ein Tag vor dem Fest wurde uns angeboten, dass die lokale Gruppe "Capoeira Oxossi Suíça" 20 bis 30 Minuten eine Capoiera-Show aufführen könnte, was wir gerne annahmen. Der Auftritt kam beim Publikum gut an.

Preis der Unterhaltung

Wichtig, aber bei diesem Fest zu kurz, war die Diskussion, wie viel Unterhaltung kosten darf, da die Qualität nicht selten mit dem Preis korreliert. Eine teurere Band z.B. würde bedeuten, dass die Verkaufspreise von Essen und Getränken entsprechend höher festgelegt werden müssten. Dies bei diesem Fest abzuwägen und abzuschätzen war besonders herausfordernd, da letztlich die Einnahmen auch von den Faktoren Wetter und Besucherzahl abhängen. Es konnten mittlere Annahmen (statt worstcase) verwendet werden, da seitens der Genossenschaft jedenfalls auch mit einer Defizitgarantie gerechnet werden konnte. Zudem war geplant, dass bei geringer Besucherzahl eine Kollekte aufgestellt würde.

Unterhaltungsprogramm Kinder

Für die Kinder wurde durch die im Jahr 2022 gegründete AG Kinder ein Postenlauf aufgestellt, welcher schönen Anklang fand. Als Belohnung nach dem Absolvieren erhielten die Kinder einen Melonen-Smoothie. Etwas unglücklich war dabei, dass der Smoothie in der Küche abgeholt werden musste, wo der Raum sonst schon eng war.

Beliebt bei den Kindern war u.a. auch die Live-Musik, das Bräteln eines Schlangenbrots und die Capoeira-Show, bei welcher sie auch mittanzen konnten.

Für die Kinder wurde zudem kostenfrei Sirup bereit gestellt.

Gartenführung

Neben den Mitgliedern und Angehörigen der Genossenschaft wurden speziell auch Nachbarn und Freunde angesprochen. Über den Tag verteilt wurden verschiedene Führungen in und um den Garten herum durch das Gartenteam angeboten, bei welchen die Besucher die Möglichkeit hatten, sich intensiver mit dem Areal und der Genossenschaft auseinander zu setzen.

Grillangebot

Grill

Grillgut wurde hauptsächlich von "Das Pure" bezogen. Zudem wurden bei Coop noch Pouletwürste (u.a. für muslimische Gäste) gekauft und eigene vegetarische sowie vegane Gemüsespiesse als kostengünstigere Variante zum Tempeh hergestellt. Nur am Rande wurde kommuniziert, dass die Möglichkeit bestehen würde, auch selbst Grilladen mitzubringen. Es wurden zwei einzelne Grills zur Trennung von Fleisch und vegetarische/vegane Optionen bereit gestellt.

Das Pure

Die Hauptversorgung mit Grillgut wurde in Kooperation mit https://www.daspure.ch/ gewährleistet. Es wurden 100 Würste (Brennessel und Merguez) sowie 100 Tempeh bereit gestellt. Diese Produkte waren etwas teurer, dafür hochwertiger und wurden tiefgefroren geliefert und im grossen Gefrierschrank der Gärtnerei gelagert. Nicht aufgetaute Restposten durften wir retournieren. Da die Grilladen tiefgefroren waren, gab es etwas Probleme beim Garen. Künftig könnten die Grilladen vor dem Braten portionenweise in einem Wasserbad aufgetaut werden.

Offener Grill

Um dem genossenschaftlichen Hintergrund des Festes zu folgen, war es den Besuchern möglich, eigene Grillade auf dem Grill zubereiten zu lassen. Hier kam es bei Stosszeiten zu Kapazitätsproblemen. Die Kommunikation erfolgte nicht klar genug.

Personal

Für den Grillbetrieb wurden zwei Schichten à vier Stunden festgelegt, wobei pro Schicht zwei Personen eingesetzt wurden. Der Aufwand wurde unterschätzt. Künftig müsste besser mit drei Personen geplant werden, damit die Grillierenden zeitweise eine Pause einlegen können.

Getränkeangebot

Bar

Mengen und Getränkeauswahl

Kategorie	Sorte	ltr/Becher	Preis	Kosten	Gewinn	Marge
Bier	Appenzeller Quöllfrisch Lager Hell 4.8%	0.4	4	1.36	2.64	66%
Rotwein	Gamay Rouge Romand VDP 13.5%	0.2	5	2.00	3.00	60%
Weisswein	Féerie La Côte Rivaz AOC 11.5%	0.2	5	2.26	2.74	55%
Softdrink	Eistee, Alp Tea Classic BIO Tetra	0.4	2	0.74	1.26	63%
	Vivi Kola Klassisch PET	0.4	2	0.76	1.24	62%
	Elmer Citro PET	0.4	2	0.63	1.37	69%
	Thomas Henry Tonic Water PET	0.4	2	0.92	1.08	54%
Cocktail	Cuba Libre	0.3	7	3.08	3.92	56%
	Gin Tonic	0.3	7	2.97	4.03	58%
	Aperol Spritz	0.2	7	3.81	3.19	46%

Sirup für Kinder und Hahnenwasser waren gratis.

Lieferant und Lagerung

Die Getränke wurden, wie bereits bei früheren Anlässen, bei Intercomestible AGbezogen. Zudem wurde von dort ein Zapfgerät mit Gasflasche für den Bierausschank gemietet. Vollständige, nicht verwendete Gebinde sowie ungeöffnete höherprozentige Einzelflaschen konnten kostenfrei retourniert werden. Dies vereinfachte die Planung erheblich, da so auf Vorrat bestellt werden konnte. Die Getränke wurden zwei Tage vor dem Fest geliefert und konnten im Kühlraum der Gärtnerei gelagert werden, wo es neben dem üblichen Gemüsebeständen dort ausreichend Platz hatte. Damit die Getränke bis zum Fest genug heruntergekühlt werden konnten, empfahl sich eine Lieferung zwei Tage vorher.

Personal

Für den Barbetrieb wurden zwei Schichten à vier Stunden festgelegt, wobei pro Schicht vier Personen eingesetzt wurden. Die Bar verwaltete die Kasse (Wertkarenverkauf, Retourgeld) und verkaufte Getränke. Im Nachhinein kann festgestellt werden, dass drei Personen pro Schicht genügt hätten. Bei kleineren Anlässen würden zwei Personen reichen.

Erfahrungen

Bier wurde mit Abstand am meisten getrunken. Ob die Auswahl der Softgetränke gut war, ist nicht ganz klar. Jedenfalls wurde von diesen Elmer Citro am liebsten getrunken. Für Details siehe in der Excel-Datei "Getränke Kalkulation" im Dateien-Archiv des Fests.

Es kam die Idee auf, das nächste Mal je eine Flasche eines Getränks an der Bar auszustellen.

Buffetangebot

Buffet

Bei der Buffetplanung wurden verschiedene Aspekte berücksichtigt, neben veganen und vegetarischen Optionen wurde Wert auf laktosefreie und glutenfreie Angebote gelegt. Am Buffet ausgelegte Schilder gaben die Inhaltsdeklaration an. Das Buffetpersonal wurde über Inhaltsstoffe und Zutaten aufgeklärt.

Weitere Aspekte bei der Planung waren das Einbinden von eigenen Produkten, Diversität im Angebot (z.B. kinderfreundliche Angebote), Kostenfaktor, Arbeitsaufwand und Handhabung. Durch die nicht klar abschätzbare Menge an Besuchern wurde eingeplant, einen Grossteil der Angebote vorzubereiten, jedoch mit der Option bei Bedarf schnell Nachschub fertigen zu können.

Im Hauptgebäude wurden drei grosse Tische zu einem Thekenbereich aufgebaut. Das Buffet wurde immer von min. 2 Personen betreut, die das Entwerten der Wertkarten sowie die Essensausgabe vornahmen. Die Portionsgrösse wurde dabei nicht klar definiert, sondern nur als Richtwert aufgefasst, der nach Ermessen bewertet wurde.

Einkauf

Die Waren für das Buffet wurden durch 3 unterschiedliche Quellen neben dem eigenen Gemüse bezogen:

• https://www.aldi-now.ch/de/ wurde für die Lieferung am Samstagmittag für Brotwaren gewählt
• https://www.coop.ch/ wurde für die Grossbestellung aller benötigen Zutaten am Freitag Nachmittag gewählt
• Im lokalen Maximsupermarkt wurde Kräuter und internationale Spezialitäten bezogen

Durch die Bestellungen fielen kleinere Liefergebühren an, der Arbeitsaufwand konnte aber minimiert werden. Die Lieferungen an den gewählten Zeitpunkten erfolgten termingetreu und vollständig.

Salate

An Salaten wurde folgende Optionen gestellt:

Salatbuffet

Item	Menge	Ernährung	Kommentar
Kartoffelsalat	Rund 35 Portionen	Vegan	Kartoffeln aus dem Garten
Bulgursalat	Aus 2.5 kg Bulgur und Gemüse	Vegan	Gemüse aus dem Garten
Nudelsalat (Apfel & Käse)	Aus 4 kg Pasta	Vegetarisch	Etwas zu viel
Nudelsalat (Rucola & Pesto)	Aus 3 kg Pasta	Vegetarisch
Hirtensalat	2 grosse Salatschüsseln	Vegetarisch
Tofucrumble	1 grosse Salatschüssel	Vegan	Scharf
Rüeblisalat	Aus 4 kg	Vegan	Zu viel

Die kalkulierte Menge an Salat wurde auf Annahme von 200g pP berechnet. Ebenso wurden rund 200 Portionen vorbereitet. Auf grünen Salat wurde wegen des Platzbedarfs verzichtet. U.a. für Nudelsalat und Bulgursalat waren haltbare Zutaten vorhanden, um ggf. welchen nachzubereiten. Die Salate wurden kühl in dafür gekauften verschliessbaren Kunststoffboxen gelagert und chargenweise auf das Buffet gebracht. Ca 80% der Salate konnten ausgegeben werden, klare Präferenzen konnten nicht erkannt werden.

Alle Salate wurden zu einem Preis von 3 CHF pP verkauft bei einem durchschnittlichen Selbstkostenpreis von rund 1 CHF.

Dipps

Item	Menge	Ernährung	Kommentar
Hummus	Aus 3 kg Kichererbsen = 60 Portionen	Vegan	Sehr arbeitsintensiv
Bohnenmus	Aus 3 kg Bohnen = 60 Portionen	Vegan	Gut vorzubereiten
Zaziki	Aus 2.5 kg Milchprodukten = 35 Portionen	Vegetarisch
Frischkäsecreme	Aus 1.5 kg Milchprodukten = 20 Portionen	Vegetarisch	Beliebt
Tapenade	Aus 2 kg getrocknetem Gemüse / Oliven = 30 Portionen	Vegan	Beliebt

Mit der kalkulierten Menge von 100 g pP für einen Preis von 1 CHF wurde die Portionsgrösse deutlich überschätzt. Die übrigen Dipps wurden im Anschluss an die Mitglieder von Meh als Gmües ausgegeben, um Food-Waste entgegen zu wirken.

Brot

Es wurden diverse verschiedene Brote frisch durch den Lieferservice bezogen. Die Brotmenge wurde auf rund 80 g pP geschätzt. Diese Schätzung lag zu hoch, wobei hier auch die Ausgabe von Stockbrot einen Einfluss gehabt haben könnte. Der durchschnittliche Portionspreis von 0.6 CHF stand einem Verkaufspreis von 1 CHF gegenüber. Brot wurde geschnitten und am Buffet ausgegeben.

Desserts

Während am Nachmittag eine starke Nachfrage nach Kuchen bestand, wurden am Abend die klassischeren Creme-Desserts nachgefragt.

An Kuchen wurden 20 Stücke Zucchettikuchen sowie 50 Stücke Fantakuchen ausgeben. Mehr hätten problemlos verkauft werden können. Zudem wurde ein Bananenbrot gestiftet. Der Preis pro Kucheneinheit lag bei 2 CHF pP.

Am Abend konnten 25 Portionen Tiramisu sowie rund 50 Portionen Cremedessert (Schwarzwälderkirsch) ausgeben werden zu einem Preis von 3 - 4 CHF. Auch hier war Nachfrage grösser als Angebot.

Snacks

Es wurden Snacks zur Verfügung gestellt, um eine positivere Stimmung zu erzeugen und aufrecht zu erhalten und ebenso Durst anzuregen. Dazu wurden primär Salzstangen, aber auch schokolierte Erdnüsse angeboten. Popcorn wurde eingekauft als Rohware, jedoch nicht zubereitet.

Specials

Neben den klassischen Bestandteilen einer Grillfeier wurden weitere Produkte angeboten

• Stockbrot wurde in drei Variationen angeboten (Schokolade, Pizza, Nature). Der Teig wurde mit wenig Hefe am Vortag angesetzt und bei Bedarf in kleineren Chargen aus dem Kühlraum genommen. Es wurde insgesamt 6kg Stockbrotteig vorbereitet. Am beliebtesten war die Schokoladen-Variante. Zu einer "handvoll" Teig wurde ein Holzspiess gereicht (der zurück gebracht werden sollte), um das Schlangenbrot auf der Feuerschale zuzubereiten. Mit dem geringen Preis von 1 CHF / Portion Teig sollte der Unterhaltungsfaktor für Kinder unterstrichen werden.
• Es wurden desweiteren normale Hotdogs angeboten. Die Würste wurden dazu im warmen Wasser am Buffet gelagert und ausgegeben. Vegetarische Alternativen wurden mehrfach nachgefragt. Die Hotdogs dienten vor allem als Angebot für selektive Esser sowie als einfach und herzhafte Überbrückung bis zur abendlichen Grillstimmung. Von den 50 Hotdogs wurden 90% ausgegeben zu einem Stückpreis von 2 CHF bei einem Selbstkostenpreis von ca 1 CHF.
• Schoko-Bananen stellten eine weitere Dessertoption dar. Die Bananen wurden mit Bio-Schokolade angeboten für 2 CHF. Von den 10 kg Bananen konnten rund 6 kg verkauft werden.

Specials - Preis und Mengenstruktur

Item	Anzahl verfügbar	Anzahl verkauft	Verkaufte Ware	Selbstkosten	Verkauf	Marge
Stockbrot	50 - 60	50-60	100%	~ 0.4 CHF	1 CHF	60 %
Hotdogs	50	45	90%	~ 1.0 CHF	2 CHF	100 %
Schokobananen	80	40	50%	~ 0.8 CHF	2 CHF	60 %

Ausgeschriebene Arbeitseinsätze

Diverse Blöcke an Arbeitseinsätzen wurden ausgeschrieben.

Das Aufgebot für die Buffetvorbereitung war bei dem vorhandenen Aufwand mit 3 Helfern ideal. Für den Grill wären 3 Personen pro Einsatz besser gewesen. Mehr Einsätze hätte es für den Abbau am Sonntag bedurft. Insbesondere wurde unterschätzt, dass nach dem Fest einiges an Arbeit für das Reinigen von Küche, Geräte, Geschirr, Arbeitsflächen, Tische, Sitzflächen usw. und waschen von Lappen, Tücher usw. anfällt.

Der Schichtwechsel um 19.00 Uhr war unglücklich, da zu dieser Zeit die meisten Gäste im Garten waren.

Dienstag, 5. Juli 2022
18:00 - 22:00	1/1	Flyer verteilen
Freitag, 8. Juli 2022
15:00 - 19:00	3/3	Essen vorbereiten
Samstag, 9. Juli 2022
11:00 - 15:00	4/4	Aufbau
11:00 - 15:00	4/5	Essen vorbereiten
15:00 - 19:00	4/4	Barbetrieb 1
15:00 - 19:00	2/2	Buffetbetrieb 1
15:00 - 19:00	1/2	Feuer und Grill 1
15:00 - 19:00	1/5	Kinderbetreuung
19:00 - 23:00	4/4	Barbetrieb 2
19:00 - 23:00	2/2	Buffetbetrieb 2
19:00 - 23:00	2/2	Feuer und Grill 2
Sonntag, 10. Juli 2022
10:00 - 14:00	1/5	Abbau

Allgemeine Checkliste für eine Sommerfestplanung

• Konstituierung Organisationskomitee, ggf. als Böhnli-Reward-Einsätze
• Frühzeitige Terminfestlegung
• Budgetrahmen klären
• Genehmigung beantragen
• Kommunikation intern
• Kommunikation extern
• Werbestrategie
• Organisation Rahmenprogramm
• Verteilung der Verantwortlichkeiten
• Detailplanung
• Ausschreibung von Einsätzen
• Angebot bestimmen: Vegetarisch und Vegan
• Aufbauarbeiten und Aufräumarbeiten
• Kassenvorbereitungen (TWINT, Wechselgeld)

Kennzahlen

Preise

Preisstruktur

Item	Preis		Item	Preis
Salat	3		Bier	4
Dipp	1		Wein	5
Brot	1		Softdrinks	2
Dessert	3-4		Cocktails	7
Hotdog	2		Sirup	0
Kuchen	2		Hahnenwasser	0
Schlangenbrot	2
Schokobanane	2
Gemüsespiess	3
Tempeh	5
Brennesselwurst	6
Merguez	3
Bratwurst	3

Einnahmen / Ausgaben

Da bei den Esswaren und Getränken am Schluss Restposten vorrätig blieben, kann der effektive Gewinn nicht genau berechnet werden. Er lag etwa bei 350 bis 650 Franken. Es wurden gut 4'400 Franken an der Kasse eingenommen.

Der Getränkeverkauf an der Bar erzeugte etwa 2'000 Fr. Umsatz, der Buffetbetrieb schätzungsweise 1'200 Fr. und der Grilladen-Verkauf etwa 1'000 Fr. Alleine der Verkauf von Bier trug mit 1'200 Fr. einen bedeutenden Teil zum Umsatz, und somit zur Kostendeckung bei. Das schöne und warme Wetter kurbelte den Bierkonsum bestimmt merklich an.

Für Details zur Schlussrechnung und für weitere Analysen und Kalkulationen siehe die entsprechenden Dateien im Dateien-Archiv des Fests.

Besucher

Es wurden zur besucherstärksten Zeit rund 145 Erwachsene und 45 Kinder geschätzt. Mit den bereits abgereisten und später hinzugekommenen Gästen kann die Gesamtanzahl der Gäste auf 200 bis 230 beziffert werden.

Gesammelte Erfahrungen - Review

Zusammenfassend die wichtigsten Erkenntnisse aus Sicht des Festkoordinators PP:

• Frühzeitige Fixierung (mind. zwei Monate vor dem Anlass) von Datum und Budgetrahmen erleichtert die Festorganisation merklich.
• Frühzeitige Konstituierung eines Organisationskomitees (OK) mit klarer Aufgabenverteilung; ggf. soll/kann die Arbeit der OK-Mitglieder mit Böhnlis belohnt werden.
• Telegram-Gruppe als einziges Medium des OKs für Koordination, Kommunikation, Entscheidungsfindung suboptimal. Zentrale und nebensächliche Infos in einem Kanal verursachen lange Chats. Dabei besteht die Gefahr, dass die Gruppenmitglieder es zeitlich nicht mehr schaffen, alles zu lesen, was wiederum Entscheidungsfindungen verlangsamt/verhindert. Besser auch physische Sitzungen abhalten.
• Wichtige Grundsatzdiskussionen und -entscheidungen zu folgenden Themen kamen bei diesem Fest zu kurz:
  • Ökologisches, nachhaltiges Vorgehen bezüglich Geschirr, Besteck, Becher usw.
  • Biologische, nachhaltige Getränke und Esswaren vs. kostengünstige Produkte
  • Fest nur für Genossenschafter*innen oder offen für alle. Falls das Zweite: wie viel Werbung
  • Wie viel darf die Unterhaltung kosten; welche Verkaufspreise für Buffetwaren, Grillanden, Getränke sind angebracht
• Wichtig ist die genaue Abstimmung und dessen Kommunikation von folgenden Punkten:
  • welche eigenen Gartenprodukte sollen verwendet werden
  • was muss eingekauft werden
  • was sollen die Genossenschafter*innen/Gäste selbst mitbringen (Salate, Desserts, Grilladen, Besteck, Geschirr, Becher usw.)
• Arbeitseinsätze beim Fest
  • Beim Grill sollten statt zwei mindestens drei Personen eingeplant werden, damit die Grillierenden zeitweise pausieren können.
  • An der Bar würden statt vier nur drei Personen gut reichen.
  • Für die Arbeiten nach dem Fest differenziertere Arbeitseinsätze ausschreiben:
    • Mobiliar usw. abbauen
    • Kleinigkeiten aufräumen
    • putzen, spülen, reinigen von Geschirr, Maschinen, usw.
    • waschen von Lappen, Tüchern usw.
    • ...
  • Ggf. ein Einsatz "Ordnung halten während des Fests" ausschreiben
• Bei der Ankündigung des Anlasses, die Art und Grösse des Fests klar kommunizieren, da in der Gärtnerei immer wieder Anlässe stattfinden, die sich aber z.T. stark unterscheiden.

Dokumente und Referenzen

• Im Dateien-Archiv des Sommerfests 2022 finden sich die Schlussrechnung, diverse detaillierte Kalkulationen, Notizen, Belege, Gesuchs- und Bewilligungsdokumente, diverse Vorlagen für Drucksachen, Fotos usw.
• HSE Plan